Välj en metod för poster hålla som fungerar för din medicinska kontor . Diskutera med alla avdelningar och kontorspersonal hur en sammanslagning av journaler skulle kunna påverka varje avdelning . Be om förslag på vilken typ av journalföring systemet skulle fungera bäst för din medicinsk kontor ( elektroniskt , papper eller en kombination ) .
2
Välj vilken kontorets register kommer att fungera som originalen , och som kontorets register kommer att slås samman i --- om att slå samman flera kontor eller avdelning . Den originaldokument avdelningen bör vara den som har den mest kompletta informationen . Till exempel är inte alla patienter som ses i en allmän praxis även ses av en röntgenavdelning , så det allmän praxis skulle ha mer enskilda patienter och fler poster per individ . Under detta steg , bör du också bestämma vilken patient-ID numreringssystem kommer att användas framöver . Addera 3
Ställ en tidsram för när fusionen måste vara klar , och bestämma vem kommer att ansvara för att övervaka processen inom varje avdelning . Att ha en person från varje kontor eller avdelning övervaka resten av personalen kommer att säkerställa en smidigare fusion . När du ställer en tid för sammanslagning , bör ditt huvudsakliga mål är att besluta om att arbeta eller inte kommer att slutföras under eller efter kontorstid , eller om kontoret är stängt under projektet så att du till slut i en kortare tid .
4
Välj och köpa programvaran du använder för att underhålla dina medicinska registrerar data när den slås samman . Ordna så att IT-stöd för att vara jour under din sammanslagning process för att hjälpa till om det behövs . Om du väljer att använda papper arkivering istället , köpa några extra tillbehör du kan behöva såsom filmapp eller förvaringshyllor för att tillgodose den ökade filstorleken på grund av sammanslagningen .
Komplett Merger Process
5
Träna din personal i enlighet med den process som du har valt för att fylla i journaler sammanslagningen . Det bästa processen för att slå samman journaler är att arbeta igenom en avdelningens eller kontorets register i taget i bokstavsordning . När en uppsättning poster har lagts in i systemet ( inklusive patientens grundläggande information ) , kan du börja att slå ihop resten av posterna i akten eller skriv in dem i systemet .
6 Mata in korrekt patientinformation är avgörande för den totala sammanslagning processen .
Börja skriva in patientens demografiska data i nya system eller skapa nya mappar (om du använder pappersarkiv ) för varje patient baserat på den ursprungliga uppsättning poster som du valt att vara din utgångspunkt i steg 2 i avsnitt 1 . När du skriver varje patient i systemet , notera det nya ID-nummer ( om tillämpligt ) och gör eventuella uppdateringar av patientens grundläggande demografisk information .
7
Sortera din ursprungliga uppsättning poster i kronologisk ordning från de flesta senaste överst till äldsta på botten , om de är papperskopior . Om originalen är i elektroniskt format , kan sammanslagning processen vara lite svårare , beroende på hur de elektroniska filerna lagras . Om varje diagram not sparades för sig allt som krävs är att byta namn på filerna så att de motsvarar den nya register. Men om dina elektroniska filer är i större grupper eller en stor fil per avdelning , kan det vara bäst att skriva ut dem och sortera dem så.
8
Börja slå samman dina sekundära filer till originalen . Börja med en avdelning eller kontor på en tidpunkt och sortera varje patients filen i det ursprungliga , återigen i datumordning . Om du använder papper arkivering , kanske du vill överväga att använda dokumentflaggorför att markera olika typer av journaler , dvs läkare anteckningar , röntgenrapporter eller operativa ingrepp . Om du använder elektronisk arkivering , skapa ett system för att namnge de dokumentfiler räcker .
9 Växla till elektronisk arkivering kan vara tråkiga , men kan vara mer effektiv i det långa loppet .
Scan kompletta kopplade filer i din databas eller , om du använder papper arkivering , börja sortera dem i alfabetisk ordning . Om du har valt elektronisk lagring , denna process kanske redan har genomförts i steg 4 , om de var frälsta individuellt i elektroniskt format till att börja med .
Post Merger uppföljning
10
Granska de nya journaler register med all personal för att se till att alla vet hur man korrekt använda och underhålla filerna . Det kan vara bra att även skriva upp en utbildningsmanual om hur man använder det nya systemet som en hänvisning till nuvarande och framtida anställda .
11
Träna några problem med det nya systemet när de uppstår . Om du har valt ett elektroniskt register , ha regelbunden kontakt med programvarans IT- tjänst för att reda ut eventuella problem eller för att schemalägga programuppdateringar .
12
Fortsätt att gå samman i nya journaler som förvärvas . Det kan också vara fördelaktigt att genomföra en årlig rekord självrensning procedur om du har valt att behålla bara en viss tid till ett värde av informationen . Addera
Upphovsrätt © Hälsa och Sjukdom