Hur Arkiv journaler i Texas vårdhem

Texas Department of Human Services reglerar mycket Postverket och rymmer journalföring och arkivering enligt särskild granskning genom Texas förvaltningslagen (TAC). Avdelning 40, del 1, kapitel 19 i TAC adresser administrationen omvårdnad anläggning. Noncompliant anläggningar inför risken för böter, stängning och även åtal. En anläggning administratör måste utse, skriftligen, ett kliniskt register handledare som bär auktoritet, ansvar och redovisningsskyldighet för alla funktioner i register kontor. Saker du behöver
End-fliken mappar
Färgkodade etiketter
Visa fler instruktioner
1

Granska din sjukhusets riktlinjer och rutiner på posten sekretess. Detta kommer att fungera som din guide när de lägger nya och arkiverade journaler. Om din anläggning inte har en skriftlig policy på rekord sekretess, måste du skapa och implementera ett omedelbart, enligt anvisningar från TAC 19,1912.
2

Upprätta en fil i box och ut-box (som skyddas av register personal) med en sign-out-system. Detta system måste erbjuda fullständig säkerhet och förhindra obehörig åtkomst till register, vilket krävs enligt TAC 19,1910. (Två märkta fack vid en obevakad räknare kvalificerar sig inte som ett säkert in-box/out-box systemet.) Tillgång till register måste kräva en läkares order. Spela in alla läkare order, liksom alla filaktivitet.
3

Använd färgkodade etiketter för att göra filer är lätta att hitta. Tilldela vissa färger till bokstäver i alfabetet och filen genom vårdtagarens efternamn. Till exempel, alla A till C-filer får gröna etiketterna D till F har orangefärgade etiketter, och så vidare. Om din anläggning använder en klinisk rekord numrering, tillämpa färgkodade metod till det och ansökningshandlingar. (Gröna etiketter för journaler 1200-1499, orange för 1500-1799, etc.)
4

designeringsvippa lagring för aktiva och inaktiva filer. Vissa kontor väljer att använda öppna hyllor för aktiva filer (filer av nuvarande invånare) och skåp lagring för inaktiva filer eller arkiv. TAC 19,1910 kräver vårdhem för att bevara journaler för fem år från det datum som sjukvård slut. Om din anläggning bryr sig för minderåriga, måste deras skivor bevaras tre år efter den bofasta uppnår myndighetsålder enligt Texas lag.
5

Skapa en framsida för varje fil. Detta blad ger oftast grundläggande information om vårdtagaren (namn, födelsedatum, rumsnummer, klinisk rekordmånga, etc.) samt en checklista för dokumentation att filen ska innehålla. Face ark varierar beroende på anläggningen och är i allmänhet lämnas till administrativ diskretion. Dock kräver TAC 19,1911 att alla ytark ange namn, postadress och telefonnummer till den behandlande läkaren.
6

Montera filer samtidigt som var och en är komplett med tillräcklig information för att identifiera och ta hand om hemvist. Den TAC kräver att en fil innehåller, vid ett minimum, bosatta fullständiga namn, hem /postadress, personnummer, sjukförsäkring siffror hävdar, födelsedatum, och klinisk rekordmånga (om tillämpligt). Recension TAC 19,1911 för alla krav på filens innehåll.
7

Strimla eller bränn inte filer som du inte längre är skyldiga att hålla. När du förstöra en fil, måste du dokumentera bosatt namn, klinisk rekordmånga (om den används), och personnummer, Medicare /Medicaid numret, eller födelsedatum för vårdtagaren. Den person som förfogar över filen skall datera och underteckna detta dokument.