Det är inte svårt att organisera en lateral arkivskåp , men för att få största möjliga nytta av det, finns det några saker att tänka på innan du börjar arkivering . Även om en lateral arkivskåp erbjuder större flexibilitet än en vertikal arkivskåp måste du fortfarande att planera hur man ska organisera dokument på ett sätt som passar dina behov
Du behöver : .
Lateral fil skenor (valfritt )
Utbyggbar hängmappar .
Arkiv etiketter .
Utbyggbar mappar .
1 .
Placera skåpet i den riktning som du vill att dina filer inför . Med ett lateralt arkivskåp du har de val av filer åt vänster , filer vänd åt höger eller filer vänd framåt.
2 .
Sätt sidled fil skenor om du har valt att ha dina filer framåtvänt . Använd rälsen att dela upp bredden på varje fil låda i sektioner är dimensionerad för att rymma den bredd som expanderbara hängmappar .
3 .
Sätt utbyggbart hängmappar i din laterala arkivskåp inför i den riktning du har valt .
4 .
Skapa fil etiketter genom att skriva en kategori titel på varje etikett . Lägga filen etiketter i alfabetisk ordning eller viss ordning som känns bäst för dina behov . Klistra filen etiketter till expanderbara hängande mappar , placera den första etiketten längst till vänster i den första expanderbara hängande fil . Placera etiketten på nästa hängande filen så att den sitter till höger om den första etiketten . Fortsätt tills alla filer är märkta . När du kommer längst till höger av ett hängande fil , om du har fler kategorier vänster , börja backa längst till vänster igen .
5 .
Label utbyggbart mappar för underkategorier av skriva en underkategori titel på fliken längst upp i varje mapp . Lägg filen mappar i hängmapp märkas med lämplig kategori . Till exempel , om du har skapat en hängande fil med kategorin " skatter " etikett mappar för varje taxeringsår .
6 .
Sortera dina dokument och arkivera dem i respektive kategori och underkategori filer .
tips och varningar
Bestäm de kategorier och underkategorier som du behöver innan du startar detta projekt . De kategorier och underkategorier kommer att skräddarsys efter dina behov . Gör en lista så att du vet hur många hängande filer och mappar fil du behöver innan du beger dig till kontoret leverans butik . gör inte din arkivsystem för komplicerade eller riskerar du att bli överväldigad och ge upp alla försök att hålla dina dokument organiserad . Inte varje kategori kräver underkategorier . Skapa underkategorier endast när det finns en logisk behöver göra det. Annars hålla det enkelt .
