Utveckling av teknik , inklusive datorer , gör flera uppgifter enklare och bekvämare . Till exempel , många människor har papper röran som tar avstånd från deras inredning och gör det svårt att hitta vissa papper , eller register när de behövs . Organisera dessa dokument i din dator kan du spara utrymme , hålla ordning och bättre skydda dina privata och personliga information . Använd din dator för att organisera dina papper röran en gång för alla
Du behöver :
Scanner
. Shredder .
1 .
skapa mappar i datorn med ett system som fungerar för dig. Högerklicka på skrivbordet eller i "Mina dokument" och välj " Nytt " och sedan " Mapp . "
Skapa en hierarkisk mappstruktur som är vettigt för dig hjälper dig att organisera och hitta dina filer när du behöver dem . Till exempel skulle ett " privatekonomi " -mappen innehåller undermappar uppdelade efter ämne eller år .
2 .
Organisera dina papper enligt samma filsystem som du använder i datorn . Efter att ha dina papper delas upp i enkla staplar kommer att göra det enklare och snabbare att organisera dem i datorn i elektronisk form och i pappersform .
3 .
Scan tidningarna i din dator Var noga med att veta var de sparas inuti beräkna . Som du skanna dem , namnge dem efter vad de är . Till exempel " 2008_TaxReturn " och " 2009_TaxReturn . " Lägga ett datum och enkel beskrivning av vad handlingarna kommer att göra dem lättare att hitta när du behöver dem .
4 .
Klicka på den fil du vill flytta och dra den till den mapp där den ska lämnas in . Till exempel märkt klicka på " 2008_TaxReturn " och dra den till en mapp " deklarationer " eller något liknande. Tappa upp båda filerna skattedeklarationen i en allmän mapp kommer att göra det lättare att hitta dem och tar mindre plats , samt gör det lättare att säkerhetskopiera dina filer . Om du inte använder undermappar , måste du vada igenom varje mapp som du har i din dator för att hitta en .
5 .
Strimla några papper som inte är nödvändiga för att hålla . Till exempel kan papperskopior av elräkningar eller kontoutdrag vara strimlad eftersom du kan skriva ut en kopia om du behöver dem i framtiden .
6 .
Arkiv viktiga pappersdokument --- för exempelvis födelsebevis , vigselbevis eller någon annan tjänsteman , certifierade dokument --- i en liten fil skåp , helst brandsäker .
tips och varningar
Tillbaka upp dina digitala filer varje gång du lägga till nya eller göra några ändringar . Använd till exempel en extern hårddisk . Håll tillbaka upp på ett säkert ställe , till exempel med de viktiga dokument som du håller in . Ställ åt sidan en angiven tid en gång i månaden ( eller hur ofta är nödvändigt ) för att skanna dokument och handlingar du vill ha kopior av i datorn . Stanna på toppen av denna process kommer att hålla dig organiserad och fri från papper röran . inte tillstymmelse viktiga dokument tills du har dem sparade i datorn och säkerhetskopierade .
