Söka och hämta ett dokument är mycket enklare när pappersarbetet är organiserad . Hängande mappar tillhandahålla ett effektivt sätt att hålla lösa föremål från att växa in i en förvirrande röra . Hängmappar har bekvämt flikar för märkning och är upphängda på spår i ett arkivskåp , vilket gör det lätt att skjuta enskilda filer fram och tillbaka inuti lådan
Du behöver : .
hängande mappar med etiketter
. Permanent märkpenna.
Utskrivbar etikett ark ( tillval) .
Arkiv lådor .
1 .
Skapa en lista över alla enskilda titlar filinnehåll behövs . Detta kan inkludera : betalat räkningar , kontoutdrag , deklarationer, Lager , manualer , garantier , sjukförsäkring , hemförsäkring , bilförsäkring, studielån, Pet Information , Abonnemang och intäkter
2
göra individuella högar av pappersarbete för varje fil . Organisera pålar i omvänd kronologisk ordning , sätta den senaste punkten på toppen och den äldsta posten i ryggen .
3 .
Använd en märkpenna för att skriva innehållet titlar på lös vit etiketter som följde med mappar . Alternativt kan fil mapp etiketter skrivas ut från en dator på tryckbart etikettark . Dessa självhäftande etiketter kan sedan fast på toppen av vita etiketter som följde med mapparna .
4 .
Skjut etiketterna i plastflikarna som är anslutna till sidorna av mappar .
5 .
Ställ hängmappar i filen låda så att krokarna i hörnen hänger på banan och filen fliken sticker upp . Organisera mappar på ett sätt som fungerar bäst för dig . Alternativen omfattar organisera bokstavsordning eller i ordning efter betydelse eller användningsfrekvens.
6 .
Infoga nytt pappersarbete som du tar emot den i fronten på filen för att enkelt underhålla omvänd kronologisk ordning.
7 .
Ta dig tid att regelbundet ta bort föråldrade pappersarbete från baksidan av mappar och strimla den om inte längre behövs. För pappersarbete som kan tas bort , men fortfarande behöver sparas , starta ett system med fil lådor som kan förvaras i en garderob eller annan typ av lagringsutrymme . Etikettfil lådor med samma titlar som filerna . När en ruta är igång , etikett på framsidan av boxen med den dag då det första objektet . När lådan är full , ange datum för det sista objektet och starta en ny box . Datumen kommer att hjälpa till med framtida dokument hämtning .
