Home Office är en viktig arbetsplats som är nödvändig för att hålla hushållet i trim. Det är där posten sorteras , räkningar betalas , glider tillstånd är signerade och viktiga papper är prydligt arkiveras för framtida referens. Home Office är centrum för så många uppgifter att det kan snabbt bli rörigt och oorganiserat . En arbetsgrupp Filsystemet är ett bra sätt att hålla den eviga anstormande pappersarbete som kommer in i hemmet på ett snyggt och överskådligt system
Du behöver : .
mappar .
Etiketter.
Skrivare eller en penna .
1 .
Dela dina papper i kategorier . Om du har ett befintligt filsystem , omvärdera den för att kontrollera att filen kategorierna fortfarande fungera för dig . Om systemet är alltför rörigt , kan det vara bättre att tömma ut det och börja från noll .
2 .
Utvärdera bunt papper du har för varje kategori . Om en hög tronar över resten , dela upp den i mindre underkategorier . Om du har en hel del pappersarbete att filen kan du finna att allt faller till större kategorier med mindre underkategorier , som en "skola " kategori med filer för enskilda barn i den .
3 .
Namn varje kategori av papper . Undvik långa titlar och hålla sig till kortfattade beskrivningar .
4 .
Välj den bästa typen av mapp för dina behov . Standard mappar har en liten flik längst upp där självhäftande etiketter kan fästas . Dessa kan lagras i en desktop -fil arrangören som kommer att hålla dem upprätt , eller som platt i ett pappersmagasin eller låda . Om du vill behålla dina mappar i ett arkivskåp , måste du hänga mappar . Dessa har en tråd ram på toppen med krokar som ska stödja dem i arkivskåp s låda . Du kan också använda en kombination av dessa med hjälp av en hängande fil mapp för en stor grupp av objekt med flera vanliga mappar inom den mer detaljerade underkategorier .
5 .
Skriv eller skriva ut titlarna för varje mapp på etiketter lämpligt att fliken för varje fil mapp . För standard mappar , använda självhäftande etiketter som passar på fliken Utökad i mappen . Dessa kan köpas för användning med mappar och typiskt mäta 2 /3 tum av 3-1/2 inches .
Om dina filer använder plastflikarna med bitar av papper inuti som etiketter , som de flesta hängande mappar göra , skriva ut titlarna på papper etiketter som inte har en självhäftande sida så att de kan glida in i plastflikarna . De flesta flikarna kommer med en uppsättning av dessa små pappersetiketter , men om du har tappat bort din eller behöver skriva ut en ny uppsättning , kan du köpa dessa på alla kontor leverans butik eller göra din egen genom att skära av en bit kartong i små flikar .
6 .
Applicera ett färgkodat system för att dina filer om du har stora kategorier med flera filer i varje . Till exempel kan alla filer som hör till hemmet, till exempel elräkningar , räkningar kabel , och kopior av hyresavtal , vara blå , medan filer som hör till barnen , till exempel sorterade papper , scheman och kort rapport , kan vara röd . Använd färgade mappar , färgat papper för etiketter , eller en färgad penna (eller alla tre ) när du skriver ut titlar med detta system .
tips och varningar
För filer som är särskilt full , stick en stor etikett på insidan av mappen med en detaljerad förteckning över mappens innehåll . Om du föredrar att skriva ut etiketterna på datorn i stället skriva dem för hand , köp en uppsättning etiketter fil mapp som är avsedd att användas med din skrivare. Dessa kommer att komma med särskilda anvisningar om hur du ställer skrivaren och inställningar dokument att skriva ut etiketterna på rätt sätt.
