Vilket är det bästa sättet för certifieringstjänstemän att förhindra ekonomiskt ansvar?

1. Förstå deras roller och ansvar. Attesterande handläggare ansvarar för att staten endast betalar för varor eller tjänster som har tagits emot och som är i enlighet med kontraktet. Detta innebär att certifieringstjänstemän måste ha en grundlig förståelse för avtalsvillkoren, samt tillämpliga lagar och förordningar.

2. Ha ett system på plats för att verifiera att varor eller tjänster har tagits emot. Attesterande handläggare bör ha ett system på plats för att verifiera att varor eller tjänster har tagits emot innan de attesterar fakturan för betalning. Detta kan innefatta att kräva att leverantörer tillhandahåller bevis på leverans eller att själva inspektera varorna eller tjänsterna.

3. Se till att varorna eller tjänsterna överensstämmer med avtalet. Attesterande tjänstemän bör också se till att varorna eller tjänsterna överensstämmer med kontraktsspecifikationerna. Detta kan innefatta att kontrollera kvaliteten på varorna eller tjänsterna, såväl som kvantiteten.

4. Hämta och granska all nödvändig dokumentation. Attesterande handläggare bör skaffa och granska all nödvändig dokumentation innan de attesterar fakturan för betalning. Detta kan inkludera fakturan, kontraktet, inköpsordern och annan relevant dokumentation.

5. Håll register över alla transaktioner. Certifierande tjänstemän bör föra register över alla transaktioner, inklusive fakturor, kontrakt, inköpsorder och all annan relevant dokumentation. Dessa register bör sparas under en tidsperiod som är förenlig med tillämpliga lagar och förordningar.

Genom att följa dessa steg kan certifieringstjänstemän hjälpa till att förhindra ekonomiskt ansvar och skydda regeringen från ekonomisk förlust.