Vem tror du skulle hänvisa till i fall av överträdelser eller bristande efterlevnad av standardprocedurer?

I en organisation är den eller de individer som ansvarar för att hantera och kommunicera incidenter som involverar processavvikelser eller potentiella överträdelser till tillsynsmyndigheter/byråer, företagsledning, interna efterlevnads-/riskhanteringsteam och anställda gemensamt kända som lämplig personal.

Här är en uppdelning av vem som kan utses som lämplig personal under olika omständigheter:

1. Icke-allvarlig intrång:

I fall av icke-allvarliga överträdelser kan lämplig personal inkludera:

- Närmaste chef eller chef:Ansvarig för den inledande utredningen och dokumentationen.

- Datasekretessansvarig:Hjälper till att bedöma potentiella integritetsimplikationer och ger vägledning.

- Säkerhetsteam:Samarbetar kring tekniska aspekter och inneslutningsstrategier.

2. Allvarligt brott:

För mer allvarliga överträdelser som sannolikt kommer att ha en betydande inverkan på individer, kan lämplig personal expandera till:

- Högsta ledningen eller styrelse:Inblandad i beslutsfattande och utfärdande av uttalanden.

- Juridisk avdelning:Ger råd om regulatoriska krav och juridiska konsekvenser.

- Extern juridisk rådgivare:Assisterar med att hantera rättstvister eller böter till följd av överträdelsen.

3. Medarbetarefterlevnad:

I fall som involverar frågor om anställdas efterlevnad eller brott mot uppförandekoden kan lämplig personal inkludera:

- Personalavdelning:Hanterar disciplinära frågor och säkerställer efterlevnad av policyer.

- Ethics and compliance officer:Utreder och åtgärdar etiska kränkningar.

- Revisions- och riskhanteringsteam:Utvärderar kontroller och ger rekommendationer.

4. Interaktioner mellan leveranskedjan och partner:

Om ett intrång involverar leverantörer, leverantörer eller partners kan lämplig personal även inkludera:

- Riskhanteringsteam från tredje part:Säkerställer efterlevnad av cybersäkerhets- och integritetsstandarder.

- Avdelningen för avtal och upphandling:Arbetar med externa parter för att se över avtal.

Kom ihåg att ansvarsfördelningen och utnämningen av lämplig personal kan variera beroende på det specifika brottet, branschföreskrifter och interna policyer. Det är viktigt att upprätta en tydlig incidenthanteringsplan som beskriver vem som ska underrättas och involveras i varje steg av processen.