Medicaid Record Retention Krav

Health Insurance Portability Act antogs av kongressen 1996 satt en universell standard för hantering av fysiska och elektroniska journaler . Lagen begränsar tillgång till journaler och standardiserar tid för rekord lagring innan de kan förstöras eller raderas . Medicaid är ett federalt sponsrade sjukförsäkring plan som självständigt administreras av varje stat . Som ett resultat kan de arkiverings regler för Medicaid avvika från HIPAA standarder och kan också variera beroende på tillståndet . Record Retention Faciliteter

Journaler måste fyllas och underhållas på varje patient som kommer in i sjukhus för både slutenvård och öppenvård . Centers for Medicare och Medicaid Services kräver att sjukhus använder ett system för författare identifiering och arkiveringssystem för att garantera fullständig säkerhet och sekretess för alla poster . Skydd av elektroniska register är obligatoriskt med användning av en användar begränsad databas , lösenordsskydd och elektronisk kryptering, om nödvändigt. De flesta stater kräver möjlighet att hålla papperskopior av poster i låsta arkivskåp och vissa stater kan också kräva användning av brandsäkerförvaring för vissa vårdinrättningar .
Record Retention Personal

enlighet med föreskrifter som fastställts av både Health Insurance Portability Accountability Act och Centers for Medicare och Medicaid Services , måste tillräckliga faciliteter ge boende för hantering och lagring av Medicaid journaler . Ett sjukhus eller läkarmottagning måste ha en lämplig storlek administrativ personal för att hantera flödet av Medicaid -filer och se till att varje fil är klar , säkert arkiveras och hämtas i tid . Dessutom måste den administrativa personalen får rätt utbildning i hanteringen av journaler , såsom medicinsk kodning rutiner , arkivering och hur man skyddar patientens sekretess genom att begränsa frisättningen av poster till obehöriga .


längd Lagring

Standard regler kräver sjukhus för att behålla den ursprungliga eller juridiskt reproducerade kopior av alla journaler i minst sex år . Gateway Health Plan anger vissa regler kan kräva att leverantörerna service en Medicaid eller Medicare planen att behålla alla journaler , finansiella poster och källrapporteri minst tio år . Vissa Medicaid poster är nödvändiga för att hjälpa till med revisioner som utförs av Institutionen för hälsa och mänskliga tjänster eller riksrevisorn . Vissa vårdinrättningar förlänga lagringen av Medicaid rekord som en säkerhetsåtgärd mot eventuella stämningar , medan vissa stater kan också ha olika krav för Medicaid rekord lagringstid . Addera